¿Cómo decidir si mi empresa debe de asistir a una expo?

Asistir a una expo siempre representa una inversión de recursos y tiempo para cualquier organización sin importar su tamaño.

El tomar esta decisión a la ligera puede generar perdidas y dolores de cabeza.

En esta guía, te orientaremos y te diremos cuando, como y dónde tienes que estar presente.

Antes de pensar en un diseño llamativo para tu stand y en contratar edecanes; primero debes de determinar tus objetivos ¿por qué quieres asistir a esta expo y qué esperas de ella?

Investiga sobre la expo:

Tus objetivos deben de ser planteados en función de la misma expo ¿es una expo abierta al público general? ¿Es un evento a puertas cerradas exclusivo de una industria en específico?

La respuesta a esta pregunta determinará la clase de público que asistirá al evento y te orientará sobre la clase de espacio que requieres.

Establece un presupuesto:

Si piensas en asistir a una expo debes de tomar en cuenta los siguientes gastos:

Costo por m2 del espacio en la sede

Costo de producción del stand (este costo puede variar no solo en función del tamaño sino también por decoración, materiales y amueblado)

Edecanes ( Debes de decidir si solo buscas que llamen o que aborden e informen al público que transite por tu stand. Si buscas que tu personal sea auxiliar, debes de tomar precauciones al momento de trabajar con una agencia de edecanes y estar seguro de que provean el personal con las aptitudes que ofrecen).

Viáticos: traslado, hospedaje y alimentos.

Si ya has asistido a una expo con anterioridad, te será más sencillo realizar un presupuesto, solamente debes de tomar en cuenta un incremento de alrededor del 5% por la inflación y costos que puedan variar.

Realizar una tabla de dos columnas donde dividamos el presupuesto por costos reales y costos estimados nos ayudará a calcular el total de nuestra inversión.

Información adicional para tomar una decisión:

Ya que establecimos el presupuesto, debemos de solicitar el plano de la exposición a los organizadores para revisar cuál zona nos conviene más a partir de nuestros objetivos y presupuesto.

El tráfico de gente en una convención se divide por zonas frías y calientes según el flujo de asistentes que transiten por la zona. Esta información es crucial para determinar el rango de nuestra métrica de prospectos por hora.

Normalmente, las zonas calientes son las entradas y zona centro de una convención y tienen un costo mayor, sin embargo también hay expositores que tienen la capacidad de dirigir el tráfico hacia una zona fría y volverla caliente. Al momento de revisar el plano debemos de contar con el criterio para reconocer a un expositor principal y podamos aprovechar su fama para colocar nuestro stand cerca de el.

Por ultimo, calcularemos el retorno de inversión a partir del total invertido comparado según el objetivo (prospectos, tratos cerrados, unidades vendidas o impresiones).

El asistir a una expo no es complicado si cuentas con los proveedores correctos. Si tienes planeado asistir a una expo, contacta a nuestro equipo de ventas y recibe una asesoría gratuita para orientarte en la toma de decisiones.